Sådan inddrager du frivillige i udviklingen af egen opgaveløsning

Ledelsesværktøj

Tag testen
Tilbage til oversigt

Organisationer, der inddrager frivillige i udviklingen af egen opgaveløsning vil opleve, at de frivillige bliver mere engagerede og tager selvstændigt ansvar.

Mange frivillige føler ikke et ejerskab ift. den opgave, de løser. Dette medvirker i nogle tilfælde til, at de ikke bliver længe i organisationen. Derfor er det en fordel at inddrage dem både i forhold til egen opgaveløsning og i arbejdet generelt.

Inddrag frivillige til gavn for sagen og målgruppen
Det kan være en fordel at inddrage de frivillige i udviklingen af egen opgaveløsning. Ofte er det nemlig ansatte, der designer de roller frivillige skal udfylde – uden de ansatte nødvendigvis selv har prøvet det arbejde, de beder de frivillige om at lave. I andre tilfælde bliver en frivilligrolle ikke evalueret. Derfor er der risiko for, at måden, hvorpå opgaven løses, ikke nødvendigvis er tidsvarende eller den mest optimale måde at løse opgaven på.

Frivillige, der løser en opgave, har deres egen tilgang, og når de inddrages åbner det op for nytænkning og innovation, der kan gavne sagen eller målgruppen.

Det skal du have fokus på, inden du inddrager frivillige

Der er en række spørgsmål, du skal overveje, inden du begynder at inddrage de frivillige i udviklingen af egen opgaveløsning:

  • Hvorfor ønsker du at inddrage de frivillige?
  • Hvad skal de frivilliges input bruges til?
  • Hvad har de frivillige ikke indflydelse på?
  • Hvor meget kontrol kan du afgive?

Når du har afklaret, hvorfor du ønsker at inddrage frivillige, er der en række præmisser, der skal være på plads for at opnå succes:

  • Inddrag kun, hvis du ønsker svar og har mulighed for at bruge ideer
  • Vær klar over risikoen, hvis det går galt
  • Kend de økonomiske og overordnede rammer
  • Gør det klart, hvilket input du ønsker (løse ideer/et færdigt oplæg)
  • Åbenhed om, hvem der inddrages og hvorfor
  • Åbenhed omkring, hvordan input bruges
  • Klar og tydelig kommunikation omkring, hvorfor nogle ideer bruges, mens andre ikke gør
  • Sørg for, at de frivillige rent faktisk ønsker at blive inddraget.

Med en klar ide om hvad du ønsker at opnå ved at inddrage frivillige, og præmisserne på plads, er du klar til at inddrage de frivillige. Nedenfor får du eksempler på, hvordan du konkret kan inddrage de frivillige.

Sådan inddrager du konkret de frivillige

Vær tydelig omkring, at du ønsker at inddrage de frivillige.

Frivillige er typisk vant til at levere en specifik opgave. Derfor skal det være tydeligt, at du ønsker deres input. Det kan du f.eks. gøre ved at:

  • Kommunikere tydeligt, hvem de frivillige skal tage fat i, hvis de har ideer
  • Fortælle, at I er åbne for ideer på fællesmøder eller indbyd til events, hvor de frivillige kan bidrage med ideer
  • Som med ansatte kan du holde 3 måneders samtale med nye frivillige og spørge ind til, hvordan deres rolle kan gøres bedre eller anderledes
  • Stille en postkasse frem til forslag
  • Inkludere mulighed for at komme med ideer i den årlige spørgeundersøgelse 

Brug de frivilliges egne kompetencer
Spørg ind til de frivilliges interesser og kompetencer og undersøg, om de er villige til at bruge disse i forbindelse med organisationens arbejde.

Vær åben for nye ideer
Det giver måske sig selv, men det sker ofte, at frivillige inddrages blot for at få at vide ’det har vi prøvet før’. Det er demotiverende, og desuden er det ikke en garanti, at fordi det ikke virkede tidligere, at det så heller ikke virker nu. Derfor skal du være åben for ideer, nye som gamle.

Inddrag i god tid og hav tålmodighed
Når frivillige inddrages, skal det ekstra engagement passes ind i deres måske travle kalender. Derfor kan det tage længere tid, end hvis du selv stod for opgaven. Sørg derfor for at inddrage dem i god tid, og giv dem deadlines at arbejde hen imod.

Det kan de frivillige give input til
Der er mange forskellige ting som frivillige kan give input til. Her er nogle ideer: 

  • Skrive en håndbog for nye frivillige
  • Oplære nye frivillige
  • Undersøge, om der er en bedre måde at løse opgaven på
  • Input til hvad de tænker møder målgruppens behov
  • Hvordan de frivillige skal anerkendes og fejres
  • At planlægge den årlige frivilligfest
  • At finde relevante oplæg til fællesmøder
  • At rekruttere flere frivillige (det er ikke sikkert de ved I mangler)
  • Hvordan du bliver en bedre leder af frivillige