Ansatte og frivillige

Ledelsesværktøj

Tag testen
Tilbage til oversigt

Sådan skaber du et godt samarbejde mellem ansatte og frivillige
Et godt samarbejde mellem ansatte og frivillige giver et fælles fokus på målet, som begge parter arbejder sammen mod, og det giver større værdi for målgruppen.

Uden fokus på det gode samarbejde kan der opstå bekymringer blandt medarbejderne og usikkerhed blandt de frivillige om de er velkomne. Du kan også risikere, at det bliver utydeligt for målgruppen og pårørende, hvorfor de frivillige involveres.

Der er en række områder I skal have fokus på for at opnå et godt samarbejde mellem ansatte og frivillige.

Noget skal være på plads inden I går i gang, mens andre er en del af det daglige samarbejde. I det følgende er en kort gennemgang af hvad I skal tænke på før I starter, mens I er i gang og når samarbejdet slutter.

Det skal I have fokus på, før I involverer frivillige

Hvorfor involveres frivillige og hvordan
Inden I går i gang med at involverer frivillige i arbejdet er det vigtigt at gøre sig tanker om hvorfor I gør det. Med en klar strategi for hvorfor og hvordan frivillige er med til at nå det fælles mål, undgår I unødige bekymringer og antagelser om, at de frivillige er en erstatning af de ansatte.

Skab åbenhed om hvorfor frivillige involveres
Drøft bekymringer og tvivl blandt medarbejdere. Forbered medarbejderne, så det er tydeligt hvorfor I involverer frivillige. Ligeledes skal I forberede målgruppen/pårørende om, hvilken merværdi det skaber at involvere frivillige.

Tag udgangspunkt i målgruppens behov
Involvering af frivillige skal tage afsæt i de behov og ønsker, målgruppen har. Jo tydeligere dette er, desto nemmere er det også for alle at forstå, hvorfor frivillige involveres.

Skab klare rammer for de frivilliges engagement
Det er vigtigt både for de frivillige og ansatte, at der er klare rammer for hvad de frivillige skal/ikke skal. Sæt god tid af til denne snak internt.

Forventningsafstemning giver et godt afsæt
Sæt tid af til forventningsafstemning når de frivillige starter, så begge parter ved, hvad der forventes af hinanden. Det gør det lettere, hvis der på et senere tidspunkt opstår uenighed, at have noget at kunne ’vende tilbage til’.

Hvad skal den frivillige vide?
Bliv enige om hvilken information der er vigtig for at den frivillige kan løse opgaven. Hav dette klar inden de starter.

Det skal I have fokus på, når de frivillige er i gang

Udpeg en kontaktperson
Med en kontaktperson er det nemt for de frivillige at vide, hvem de skal tage fat i, hvis de har spørgsmål.

Alle skal vide hvem de frivillige er og hvornår de kommer
Sørg for at alle ved, hvilke frivillige der kommer i løbet af dagen. Det skaber glæde for alle, ikke mindst brugerne, at man er klar til aktiviteten og det hele ikke sker i sidste øjeblik.

Hvem er de frivillige
I et stort hus er det en god ide at have billeder af de frivillige, så alle ved hvem de er. Med navneskilte er det også nemt for målgruppen og pårørende at kende de frivillige.

Skab plads og sørg for de frivillige føler sig velkommen
Vis de frivillige at de er en del af huset ved at give dem ansvar for at melde deres ankomst. Husk at hilse på dem.

Gensidig respekt essentielt for det gode samarbejde
Ligesom de frivillige skal respektere de ansattes faglighed, skal de ansatte også respektere at frivillige får relationer til målgruppen, gør tingene anderledes og har indblik i hvordan deres opgave bedst løses.

Involver de frivillige og hold dem opdaterede
Møder med ansatte anerkender at de frivillige er en del af huset. Her kan I fortælle om jeres arbejde med målgruppen, og hvordan de frivillige bedst kan støtte op om det. Husk også at de-briefe de frivillige i sørgelige omstændigheder.

Anerkendelse skaber glæde: Sig tak og giv kaffe
Frivillige får ingen løn, men involverer sig for målgruppens skyld. Sørg for at der er kaffe og husk at sige tak for i dag.

Lever frivilligheden op til det vi lover?
Sørg for at følge op på om det arbejde de frivillige laver, møder de behov og ønsker målgruppen har, og om har aktiviteterne gør den forskel I ønsker. Brug resultaterne til intern kommunikation. De frivillige bliver mere motiverede af at lave noget, der har en positiv effekt end noget, der ingen effekt har.

Evaluer og juster
Sæt tid af til at lave en årlig evaluering af samarbejdet med frivillige. Spørg ind til de frivilliges trivsel og undersøg hvordan både ansatte og frivillige vurderer samarbejdet. Når I løbende justerer samarbejdet, sikrer I, at de frivillige er med til at nå det fælles mål.

Det skal I have fokus på, når de frivillige stopper

Skab gode ambassadører
Gør det til en vane at spørge de frivillige, hvordan deres oplevelse har været, når de vælger at stoppe deres engagement. En god afsked skaber gode ambassadører.

Yderligere information om samarbejdet mellem ansatte og frivillige:

  • Charter for samspil mellem den frivillige verden og det offentlige, 2013 (http://www.frivilligcharter.dk/)
  • Frivillige skaber livskvalitet, Ældre Sagen, 2014
  • Ledelse og involvering af frivillige i folkekirken, Forlaget Ingerfair, 2016
  • Sådan skriver du frivilligstrategier og frivilligpolitikker der virker, Forlaget Ankerhus, 2013